Manuel d'utilisation Doctipro

Ce mode d’emploi en ligne est conçu pour vous, médecins utilisateurs de DoctiPro.

Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour utiliser efficacement votre espace en ligne, gérer vos abonnements et optimiser votre pratique quotidienne avec nos outils.

Connexion à Doctipro

Pour accéder à l’ensemble des services et fonctionnalités de Doctipro, il est nécessaire de vous connecter à votre espace personnel.

La connexion se fait au moyen de vos identifiants sécurisés (adresse e-mail et mot de passe), et peut être renforcée par l’authentification à deux facteurs si vous l’avez activée.

Ce chapitre vous guidera pas à pas dans le processus de connexion, que vous soyez médecin ou utilisateur rattaché à un cabinet, afin de garantir un accès simple, fiable et sécurisé à votre compte.

Connexion à Doctipro

Comment se connecter à son compte médecin ?

Se connecter à votre compte Doctipro en tant que médecin ou secrétaire/opérateur


**Connexion pour les médecins ou médecins-dentistes**

👉 Allez sur ce lien : https://www.doctipro.lu/doctor_home

  1. Entrez votre **identifiant** (email)
    2. Entrez votre **mot de passe**
    3. Cliquez sur S'identifier

 

**Connexion pour les secrétaires ou opérateurs**

👉 Allez sur ce lien : https://www.doctipro.lu/secretary_home

  1. Entrez votre **identifiant** (email)
  2. Entrez votre **mot de passe**
  3. Cliquez sur **S'identifier**

 

❓ **En cas de problème de connexion**

Vérifiez que vous êtes bien sur la bonne page (médecin ou secrétaire)
Si vous avez oublié votre mot de passe, utilisez le lien **"Mot de passe oublié ?"** sur la page de connexion


Vous pouvez aussi contacter le support de Doctipro à info@doctipro.lu pour réinitialiser vos accès.

 

L'application en ligne Doctipro est compatible et a été testée avec les navigateurs Google Chrome, Microsoft Edge et Mozilla Firefox.

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La double authentification


 

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  • Qu’est-ce que le 2FA ?  Le 2FA, ou authentification à deux facteurs, est une méthode qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire lorsque vous vous connectez à Doctipro.
    Au lieu d’utiliser seulement votre mot de passe, vous devez prouver votre identité avec un deuxième élément.

  • Si vous avez activé la double authentification, un code unique généré par une application dédiée (par exemple Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou Authy) vous sera demandé à chaque connexion.

    En cas d’impossibilité d’accéder à votre application d’authentification, vous pouvez choisir de recevoir le code par courriel, à l’adresse associée à votre compte, en cliquant sur « Envoyer le code à usage unique ».

    ⚠️ Après trois tentatives infructueuses, votre compte sera automatiquement bloqué. Pour le réactiver, veuillez contacter notre support à l’adresse : info@doctipro.lu

  • Pas d'accès à votre application d'authentification ? Dans ce cas, vous pouvez demander le code par courriel sur l'adresse configurée dans votre compte. Cliquez sur "Envoyez le code à usage unique". Après 3 demandes de code infructueuse, votre compte sera bloqué, vous devrez alors contacter notre support à info@doctipro.lu pour le débloquer
  • Pour en savoir plus sur l'activation de la double authentification, voyez la section dédiée

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Tableau de bord

Après connexion, le tableau de bord s'affiche

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  • Après une connexion réussie, votre tableau de bord sera affiché. Vous pouvez y trouver trouver le menu de navigation à gauche, différentes statistiques sur les clients, rendez-vous et avis.
  • En haut à droite, vous pouvez accéder à votre profil pour y changer certaines de vos coordonnées et y indique le numéro de compte bancaire qui doit figurer sur les mémoires d'honoraires. Voir la page dédiée
  • En bas à gauche se trouve une bulle de conversation en direct. Si aucun opérateur n'est disponible, vous avez la possibilité de laisser un message.

Sur la partie basse du tableau bord, l'historique de connexion.

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  • Chaque connexion à votre compte docteur est enregistrée. Que ce soit une connexion directe ou une connexion via un compte secrétaire. Les accès par le compte docteur sont marqués en vert, ceux via un compte secrétaire en rouge.
  • Les infos disponibles sont la date et heure de connexion, l'adresse IP, le mode de connexion et les informations du navigateur web utilisé.
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Profil du praticien

Profil de l'utilisateur accessible à: https://www.doctipro.lu/doctor_profile

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  • Votre profil est accessible depuis chaque page de l'espace docteur en cliquant en haut à droite sur votre nom.
  • Les données modifiables sont le genre, la langue, le numéro de téléphone et les coordonnées bancaires. Si vous voulez apporter des modifications aux données non modifiables, veuillez contacter le support.
  • Les coordonnées bancaires, une fois introduites, ne sont plus modifiables pour des raisons de sécurité. Si vous voulez en changer, veuillez nous contacter à info@doctipro.lu

 
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. Paiements & Services Externes

  • ID Marchand Payconiq : Saisissez votre identifiant dans le premier champ pour activer les paiements mobiles via Payconiq (Qr code sur les factures).

  • Connexion eSanté : Cliquez sur le bouton bleu "Connecter via LuxTrust" pour synchroniser votre compte avec les services eSanté. Note : Un bandeau orange indique que la connexion n'est pas encore active.

. Cachet Professionnel

Le cachet est généré automatiquement selon les informations de votre profil (Nom, code prestataire, adresse, etc.).

  • Vérification : Contrôlez l'aperçu à gauche pour vous assurer que vos coordonnées sont exactes.

  • Affichage : Cochez la case "Afficher sur les documents" à droite pour que ce cachet apparaisse sur vos ordonnances et attestations.

. Signature Numérique

Pour authentifier vos documents électroniques :

  • Téléversement : Cliquez sur "Choisir un fichier" pour sélectionner votre signature (format PNG avec fond transparent de préférence, max 2 Mo).

  • Validation : Appuyez sur le bouton bleu "Téléverser" à l'extrême droite.

  • Activation : N'oubliez pas de cocher "Afficher sur les documents" une fois l'image chargée.

Agenda

L’agenda intégré de Doctipro vous permet de gérer facilement vos disponibilités et vos consultations.

Grâce à la fonctionnalité de prise de rendez-vous en ligne, vos patients peuvent réserver directement un créneau selon vos horaires définis, ce qui simplifie la planification et réduit les échanges administratifs.

Dans ce chapitre, nous vous expliquerons comment configurer votre agenda, gérer vos rendez-vous et suivre vos consultations en temps réel, afin d’optimiser l’organisation de votre activité au quotidien.

Agenda

Calendrier interactif

Le calendrier est accessible à : https://www.doctipro.lu/app_calendar

Vue principale du calendrier 

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  • La zone colorée en vert représente les heures d'ouverture du cabinet principal. Ces heures d'ouverture se définissent sur la page option du calendrier.
  • Ces heures configurées sont contraignantes côté patient, ce dernier ne pourra pas prendre un rendez-vous en dehors de cet horaire. Le médecin peut, lui, insérer un rendez-vous en dehors de ces heures configurées depuis son agenda.
  • Options d'affichage : vous pouvez choisir d'afficher le calendrier en semaine fixe (soit du lundi au dimanche) ou en semaine glissante. Dans ce dernier cas, le jour en cours est toujours en première colonne et vous avez la visibilité sur les jours suivants.
  • Heure d'ouverture uniquement : vous avez la possibilité de n'afficher que les heures effectives de travail. Exemple, vous n'avez pas d'heures d'heures d'ouverture avant 9H00, ni après 16H00, ces zones sont masquées pour gagner en visibilité. De même si vous ne travaillez pas les samedi et dimanche, ces jours de la semaine seront masqués.

  • Icône calendrier : vous pouvez naviguer facilement à une date passée ou ultérieure sans devoir faire défiler semaine par semaine.

  • Zone recherche : Trouver facilement les rendez-vous pris en cherchant sur le numéro CNS ou le nom du patient.
  • Navigation : faite défiler semaine par semaine ou faite un saut d'un mois complet en cliquant sur les flèches. Cliquez sur   Aujourd'hui  pour revenir directement au jour présent. Le bouton "Refresh" est utilise si plusieurs personnes utilisent le même calendrier depuis différents ordinateurs. La vue du calendrier est déjà rafraichie à chaque action sur le calendrier.
  • Affichage Jour/semaine/mois/liste : Choisissez une vue alternative sur le calendrier
  • Icône clochette : configurez l'expédition des rappels par SMS et courriels

  • Icônesimage.png en tête de colonne. Imprimer les rendez-vous de la journée et voyer les rendez-vous qui ont été annulés

Prise de rendez-vous par le médecin

  • Cliquez gauche avec la souris sur la case horaire où vous voulez placer un rendez-vous depuis la vue principale du calendrier.
  • Deux options s'offrent à vous, patient existant ou la création d'un nouveau patient.
  • Patient existant: vous pouvez rechercher le patient existant sur son nom, son numéro CNS, son adresse mail ou son numéro de téléphone. 
  • Nouveau patient: Indiquez le numéro CNS ou un autre identifiant unique pour le nouveau patient. Si le format du numéro entré est valide CNS, le symbole image.png s'affiche à droite de l'identifiant entré. Si l'identifiant n'est pas conforme CNS, vous pouvez néanmoins procéder à la création du patient après avoir cliqué sur le bouton "Valider". Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. Soit l'adresse email, soit le numéro de téléphone (ou les deux) doivent être indiqués.

  • Sélectionnez ou modifier la durée du rendez-vous, la raison de consultation et ajouter éventuellement une note interne. Validez ensuite la création du rendez-vous.
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Le rendez-vous est maintenant créé et visible sur l'agenda

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  • Le rendez-vous est maintenant en place sur votre calendrier. Le patient est notifié immédiatement par email et SMS, pour autant que vous ayez indiqué des coordonnées valables.
  • Des rappels programmés seront envoyé peu avant la date du rendez-vous.
  • En survolant le rendez-vous avec le pointeur de la souris, la durée de rendez-vous, l'identifiant patient et l'éventuelle note interne s'affichent.
  • Cliquez sur le rendez-vous pour afficher plus d'information. La fenêtre ci-dessous s'ouvre.

Fenêtre principale d'information du rendez-vous pris

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  • Onglet détails du rendez-vous : toutes les informations du rendez-vous sont affichées, vous pouvez modifier le patient, le lieu de la prestation médicale, la raison de consultation et la note interne.
  • Onglet information : ici sont affichés l'historique de rendez vous du patient, rendez-vous pris, supprimés ou non honorés.
  • Onglet notification : vous pouvez visualiser les notifications envoyées ou en attente d'envoi.
  • Bouton "rendez-vous non honoré" :  une fois l'heure du rendez-vous passée, vous avez la possibilité de passer le statut de rendez-vous à non honoré. Le patient est alors notifié de sa non présentation au rendez-vous.
  • Boutons copier et déplacer : après avoir cliqué sur un de ces deux boutons, cliquez avec le bouton gauche de la souris à l'endroit du calendrier où vous voulez dupliquer ou déplacer le rendez-vous, puis confirmez. En copiant, le rendez-vous original est conservé, lors du déplacement le rendez-vous original est supprimé après déplacement. Le même résultat peut être atteint en cliquant droit sur le rendez-vous directement depuis le calendrier. Un menu contextuel déplacer/copie est alors disponible.

Exclure des plages horaires de la prise de rendez-vous 
  • Pour exclure des plages horaires spécifiques de la prise de rendez-vous, cliquez avec le bouton gauche de la souris en le maintenant enfoncé, puis faites glisser la souris sur la plage à exclure comme montré ci-dessus.
  • Vous pouvez ajouter une note pour indiquer la raison de l'exclusion. Elle est visible uniquement côté praticien.
  • Les plages horaires exclues ne sont alors plus disponibles côté patient pour prendre rendez-vous

Configuration des rappels (2 Mails , 2 sms maximum)

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La petite cloche dans le coin supérieur droit de l'image permet la configuration de vos rappels mail et sms.

 
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Sélectionnez les options qui vous conviennent et cliquez sur Sauvegarder

Vos patients seront notifiés par mail et par sms selon vos configurations.

Les SMS et mails ne peuvent être envoyés automatiquement (pour le moment) que sur un seul numéro de téléphone et une seule adresse, si vous désirez changer le destinataire, il faudra le faire manuellement. (voir gestion patient)

Agenda

Options du calendrier

Les options du calendrier sont accessibles à : https://www.doctipro.lu/patient_reason

Vue principale des options du calendrier

options_calendrier.png

Réglages des rendez-vous

  • Accepter de nouveaux patients : vous pouvez activer ou désactiver l'acceptation de nouveaux patient en ligne. À la prise de rendez par le patient en ligne, il lui sera demandé s'il fait déjà partie de votre patientèle. Si vous n'acceptez pas de nouveaux patients, il message d'explication lui sera affiché.
  • Combien de temps à l'avance : délai dans le futur où le patient peut prendre rendez-vous en ligne. Si vous indiquez, par exemple, un délai de 3 semaines, le patient ne pourra jamais prendre rendez-vous plus de 3 semaines à l'avance.
  • Couleur des rendez-vous expirés : vous pouvez choisir de garder la couleur originale ou d'indiquer une couleur d'expiration pour les rendez-vous sur la vue principale du calendrier. Si vous choisissez une couleur d'expiration, celle-ci sera effective dès que le rendez-vous sera dépassé de deux heures.
  • Au survol avec le pointeur de la souris : vous pouvez choisir d'afficher plus ou moins d'informations lorsque vous survoler un rendez-vous avec la souris dans la fenêtre principale du calendrier.

Raisons de consultation

  • Les raisons de consultation affichées ici seront disponibles lors de la création d'un rendez-vous par le praticien et possiblement aussi lors d'un rendez-vous en ligne créé par le patient.
  • Raison par défaut : c'est la raison qui s'affiche de base lors de la prise de rendez-vous.
  • Cliquez sur le bouton d'édition de la zone action pour choisir la couleur de texte, le nombre de créneaux horaire pour ce type de rendez-vous. Par la même occasion, vous pouvez définir si cette raison est active et s'il faut l'afficher côté prise de rendez-vous patient. Vous pouvez ainsi définir des raisons internes de consultation qui n'ont pas vocation à s'afficher en ligne, côté patient.
  • Pour ajouter une raison personnalisée, cliquez sur le bouton "ajouter une raison", réglez les options comme indiqué ci-avant et cliquez sur le bouton "sauver". Si vous créez une raison de consultation pour l'affichage côté patient, pensez à indiquez la traduction correcte dans toutes les langues disponibles dans un langage simple.
  • Réorganisation de l'ordre des rendez-vous, lors d'une prise de rendez-vous, les raisons sont proposées dans l'ordre affiché aussi bien côté praticien que côté patient. Pour les réorganiser, survolez la raison à déplacer avec le pointeur de la souris, cliquez gauche sur la raison en maintenant enfoncé et faites le déplacement souhaité. Vous pouvez comme cela afficher un ordre logique ou conforme à vos souhaits.
Agenda

Horaire du calendrier

Le réglage des horaire du praticien est accessible à : https://www.doctipro.lu/schedule

horaire_medecin.jpg

Détail des champs:

  • Créneaux horaire par défaut pour le rendez-vous (en minutes): Définissez la durée par défaut de vos consultations
  • Horaire de début / Horaire de fin: Vous pouvez définir la plage horaire complète de votre cabinet médical
    • cette plage horaire représente également la plage horaire journalière configurable
  • Jours de la semaine: Vous pouvez créer des plages horaires par jour de la semaine, ces informations sont configurées pour toute l'année.
  • Edit slot: Vous permet de configurer vos horaires journaliers de façon précise, notamment pour les pauses déjeuner.

configuration_horaires_journaliers.png

Start Time / End Time : 

 

Définissez avec plus de précision vos créneaux journaliers.

  • le bouton "Add More" vous permet d'ajouter des créneaux horaires selon votre activité

 

  • Sauvegardez ensuite, ces créneaux apparaîtront dans le menu principal sous le nom de votre cabinet médical (voir image précédente)/

 

 

 

Agenda

Congés et jours fériés

Le réglage des congés du praticien est accessible à :  https://www.doctipro.lu/dayoff

Configuration des jours fériés:

doctipro.lu_dayoff_feries.png

Configuration des jours de congé:

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Gestion cabinet

Gestion cabinet

Gérer les patients

Le menu de gestion des patients se trouve ici : https://www.doctipro.lu/patient

doctipro.lu_patient_main_screen.png

Le menu de gestion patient permet l'affichage en colonne de l'ensemble des patients du cabinet, plusieurs options s'offrent à vous :

  • Possibilité de voir jusqu'à 100 Patients dans le tableau (10 par défaut)
  • Barre de recherche très puissante vous permettant de chercher une information sur toutes les colonnes du tableau (Date de naissance, matricule , adresse, mail, téléphone,...)
  • Un bouton pour voir la fiche patient (Oeil)
  • Un bouton de modification (Note)
  • Un bouton de Suppression (Poubelle)
  • Ce menu permet la création de nouveaux patients en cliquant sur "+ Nouveau patient" dans la partie supérieure droite du menu.

doctipro.lu_patient_create.png

Création d'un nouveau patient:

Pour créer un nouveau patient il existe deux possibilités

  1. Création avec un numéro de matricule

Capture d’écran 2026-05-18 145855.png

  1. Création avec un identifiant unique

Exemple d'identifiant: "EmmaTome19890916"

Lorsque un identifiant unique est créé sur base d'un numéro de matricule celui-ci ne peut plus être modifié manuellement, vous devez prendre contact avec info@doctipro.lu

doctipro.lu_New_patient.pngRemplissez le reste des information courantes

Le champ "Numéro téléphone portable (requis pour les notifications SMS)" est nécessaire pour l'envoi des SMS de rappels de rendez-vous au patient. Celui-ci peut être rempli avec un numéro de téléphone fixe, mais il ne sera pas possible pour le patient de recevoir les notifications.
Si le patient possède plusieurs numéros de téléphone veuillez renseigner le numéro de téléphone fixe dans "Numéro téléphone (2)"

Le champ Email sert également aux notifications par email, veuillez à renseigner une information correcte et vérifiée.

Le champ "Rue" propose un saisie semi automatique des adresses au luxembourg.

Antécédents médicaux:

Les codes antécédents peuvent également servir à vous créer des notes importantes personnalisées concernant le patient, cela vous permettra de les voir en évidence sur le profil de celui-ci.

Création d'un patient mineur et liens parentaux.

Suite à la création d'un profil pour un patient mineur, une icone suivra le nom du patient dans son espace afin de distinguer immédiatement que ce profil est celui d'un mineur. 

doctipro.lu_patient_Coordonnées.png

Il sera possible d'ajouter le lien de filiation en cliquant sur le petit bouton "+Ajouter un parent".

Vous pourrez lier l'enfant ou le jeune adulte à un parent existant via une recherche (Identifiant, matricule) ou il sera possible d'ajouter la personne directement via le menu de création "Créer une nouvelle fiche patient". Ce lien sera affiché dans le profil de l'enfant ET du parent.

doctipro.lu_patient_filiation.png

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Vous pouvez ajouter plusieurs membres de la famille et plusieurs enfants par patient.


Gestion cabinet

Ordonnances

Vous trouverez le menu des ordonnances ici https://www.doctipro.lu/patient/154338?tab=prescriptions

doctipro.lu_patient_prescriptions.png

yLuimage.png

Dans le menu principal patient vous trouverez un onglet nommé Ordonnances, ce menu est utile pour la réalisation des ordonnances.

Depuis ce menu il sera également possible de réaliser plusieurs documents CNS utiles.

Une barre de recherche est disponible afin de faire des recherches précises dans l'ensemble des colonnes de la liste des ordonnances (médicaments, dates, notes,...)

Prescription Classique

Le formulaire de complétion s'ouvre lors du click sur "Prescription classique", ce menu vous permettra de saisir les médicaments (Couleur Bleue) et du texte libre (Couleur Orange) pour les posologies.

il est possible à tout moment de sauvegarder vos ordonnances comme Template pour un usage ultérieur. Il est également possible d'ajouter la posologie directement derrière le nom du médicament.

Le champ libre peut notamment servir aux ordonnances spéciales, comme les prises de sang.

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Détail des actions (boutons) et des champs :

Il est obligatoire de sélectionner le lieu de la prestation médicale

Exemples:

Pour saisir un médicament simple, cliquez dans la zone bleue et commencez à taper le nom du médicament recherché, une liste s'ouvrira en dessous vous permettant de sélectionner le médicament désiré. Suite à la sélection, il reste possible d'éditer la ligne.

Vous trouverez également un complément d'informations sur le médicament choisi.

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Avec posologie dans la même ligne.

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Avec posologie séparée (Conseillé via ajout d'une ligne "+ Ajouter texte libre")

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Exemple pour une prise de sang:

Vous pouvez copier/ coller un texte libre complet dans le champ "Texte libre", le sauvegarder au besoin pour les utilisations ultérieures (Voir ci dessus)

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Impression du document:

Lorsque vous avez soumis le document celui-ci apparaitra dans la liste du menu des ordonnances.

Liste ordonnances.png

Afin de consulter l'aperçu de document vous avez deux possibilités.

  1. Cliquer sur l'ordonnance concernée dans la colonne médicaments
    • Un aperçu s'affichera directement sur votre écran, dans le coin inférieur droit vous trouverez deux boutons (Fermer ou imprimer)
  2. Cliquer sur le logo imprimante (de couleur bleue) dans l'avant dernière colonne du tableau 
    • Un onglet s'ouvre avec la possibilité d'enregistrer en PDF ou d'imprimer le document.

Options supplémentaires :

Dans la colonne située à l'extrême droite du tableau vous trouverez trois boutons rapides.

Gestion cabinet

Certificats

Vous trouverez ce menu ici https://www.doctipro.lu/patient/154338?tab=medical_certificates

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Cet onglet situé dans le menu de gestion patient permettra au spécialiste de réaliser.

Envoi eCIT.png

 

Les certificats réalisés apparaitront dans le tableau en bas de page et une barre de recherche avancée vous permettra d'effectuer une recherche sur l'ensemble des colonnes du tableau (Date, type de certificat,..)

 

Gestion cabinet

Devis (pour dentistes)

Vous trouverez ce menu ici https://www.doctipro.lu/patient après avoir sélectionné un patient et avoir cliqué sur l'onglet "Devis"

dossier patient Devis.png

Acomptes et Création de Devis

Cette section vous permet de gérer la partie financière et de générer rapidement des documents adaptés à la nomenclature luxembourgeoise.

Gérer acomptes : Ce bouton vous permet d'ajouter, de rembourser ou de ventiler les acomptes du patient (exemple associé au solde vert de 90,10 €).

Accomptes devis.png

Vous pourrez ajouter un ou plusieurs acomptes grâce au bouton "+ Ajouter" pour cela veuillez remplir les champs suivants

Les informations seront ajoutées dans le tableau en bas de menu "Acomptes (Nbre d'acomptes)" afin d'avoir un suivi précis des acomptes versés, il restera possible de les éditer par ligne en utilisant les icônes adaptées (éditer, poubelle)

Vous trouverez également un onglet "Déductions" qui vous permettra de consulter les utilisations de solde d'acompte avec un lien vers les factures concernées.

Déductions Accomptes devis.png

Utilisation des acomptes

Lors de votre prochaine facturation via le menu PID/MH, après avoir cliqué sur "Valider" il vous sera demandé si vous désirez utiliser le solde des acomptes versés.

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Lorsque vous cliquerez sur "Valider" le solde des acomptes sera automatiquement recalculé. 

Utilisation Accomptes devis.png

Nouveau devis classique : Pour les soins généraux hors conventions spécifiques.

Cliquez sur le bouton "Nouveau devis classique" un menu apparaîtra, celui-ci est très ressemblant aux menus habituels, Il vous faudra sélectionner le lieu de prestation médicale, définir un titre de devis et ensuite vous pourrez sélectionner un ou plusieurs codes actes à placer dans votre tableau. 

Pour ajouter des lignes pour renseigner les codes actes vous pouvez cliquer sur " + Ajouter une ligne" et ensuite sélectionner les codes correspondants , il est possible de sélectionner une où plusieurs dents directement dans la case "Dent N°" prévue à cet effet.

Ce menu vous propose également d'enregistrer le devis (Enregistrer comme modèle) en cours comme modèle à réutiliser ultérieurement (Charger un modèle préconfiguré).

Cliquez sur enregistrer pour valider votre Devis

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Ce nouveau devis apparaît dans votre tableau de devis avec plusieurs informations concernant le devis, ce qui vous permet une vue rapide sur les informations de celui-ci.


Nouveau devis orthodontique CNS : Formulaire prédéfini pour les traitements d'orthodontie soumis à l'accord de la CNS.

Cliquez sur le bouton "Nouveau devis orthodontique CNS" un menu apparaîtra, celui-ci est très ressemblant aux menus habituels, Il vous faudra sélectionner le lieu de prestation médicale et ensuite vous pourrez sélectionner un ou plusieurs codes actes à placer dans votre tableau. 

Pour ajouter des lignes pour renseigner les codes actes vous pouvez cliquer sur " + Ajouter une ligne" et ensuite sélectionner les codes correspondants.

Ce menu vous propose également d'enregistrer le devis (Enregistrer comme modèle) en cours comme modèle à réutiliser ultérieurement (Charger un modèle préconfiguré).

Cliquez sur enregistrer pour valider votre devis orthodontique.

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Nouveau devis prothétique CNS : Formulaire prédéfini pour les soins prothétiques nécessitant une prise en charge.

Cliquez sur le bouton "Nouveau devis prothétique CNS" un menu apparaîtra, celui-ci est très ressemblant aux menus habituels, Il vous faudra sélectionner le lieu de prestation médicale et ensuite vous pourrez sélectionner un ou plusieurs codes actes à placer dans votre tableau. 

Pour ajouter des lignes pour renseigner les codes actes vous pouvez cliquer sur " + Ajouter une ligne" et ensuite sélectionner les codes correspondants , il est possible de sélectionner une où plusieurs dents directement dans la case "Dent N°" prévue à cet effet.

Ce menu vous propose également d'enregistrer le devis (Enregistrer comme modèle) en cours comme modèle à réutiliser ultérieurement (Charger un modèle préconfiguré).

Cliquez sur enregistrer pour valider votre Devis.

Suivi des devis en cours.

Après avoir créé un devis, vous pourrez le consulter facilement grâce à la liste des devis en bas de page du menu principal.

Vous trouverez rapidement les informations concernant vos différents types de devis, et les informations s'y rapportant.

une barre de recherche avancée vous permet également d'effectuer des recherches sur n'importe quel champ, ce qui vous permet de trouver facilement les informations désirées.

Consultation devis.png

Impression des documents

Il est possible d'imprimer vos documents directement depuis le tableau,et ceci de deux manières différentes.

  1. dans la colonne "Imprimer" vous trouverez un bouton d'action représentant un logo PDF. Le formulaire officiel s'ouvre dans un nouvel onglet et vous pouvez l'imprimer .
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  2. Un click sur les 5 premières colonnes vous montre un aperçu de votre document en bas d'aperçu vous trouverez deux boutons "Fermer" et "Imprimer"

    image.png


Gestion cabinet

Notes et documents

Vous trouverez ce menu ici : 

Gestion des Notes Cliniques et Documents

L'onglet Notes & Documents centralise l'historique des comptes-rendus, notes de consultation et pièces jointes du patient. Il permet également de configurer un affichage permanent des informations cliniques importantes.

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1. Ajouter une nouvelle note ou un document

  1. Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle note situé en haut à droite du tableau.

  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le Lieu de la prestation médicale (obligatoire).

  3. Rédigez ou collez votre texte dans l'éditeur de contenu (ex: Compte-rendu de consultation psychiatrique). L'outil dispose d'une barre de mise en forme (gras, listes, alignement).

  4. Pièces jointes (Optionnel) : En bas de la fenêtre, vous pouvez glisser-déposer ou cliquer pour ajouter des fichiers associés (PDF, DOC, DOCX — Max 5 Mo).

  5. Enregistrez pour ajouter l'élément à l'historique.

2. Le Tableau de suivi des Documents

Chaque ligne du tableau récapitule les éléments enregistrés :

3. Option "Défaut"

4. Actions disponibles (Colonne de droite)

💡 Conseils pratiques et bonnes pratiques d'utilisation

📋 Optimiser le suivi des consultations (Épinglage évolutif)

Pour garder un suivi fluide et historique au fil des rendez-vous sans multiplier les lignes inutiles, adoptez la méthode de la Note Unique Évolutive :

Avantage : À chaque ouverture du dossier, vous lisez immédiatement les dernières notes de suivi du patient sans avoir à naviguer dans l'historique des documents.

🔍 Utilisation de la barre de recherche avancée

La barre Rechercher : située en haut à droite du tableau ne filtre pas seulement les titres, elle effectue une recherche textuelle approfondie dans l'intégralité des colonnes et des descriptifs de documents. Cela accélère considérablement l'accès aux données.

Pour exploiter cette puissance, nous vous conseillons de nommer vos notes avec des mots-clés standardisés et d'y grouper vos documents.

Exemples de classement recommandé :

Paiement immédiat direct (PID)

Paiement immédiat direct (PID)

PID, mémoires d'honoraires et simulations

Trois points d'accès pour réaliser des PID et MH. 

image.png

Créer un PID / MH depuis le dossier patient.

La création d'un PID / MH depuis le dossier patient possède l'avantage de récupérer directement les données patient lors de la prestation, ce qui vous évite de devoir saisir l'identifiant de votre patient et vous permet directement de saisir les actes pratiqués. 

Menu PID Dossier patient.png

Lorsque vous créez une Nouvelle simulation pour un patient, le logiciel se comporte différemment selon que la case "Générer MH à la place" est activée ou non.

1. Mode par défaut : Le Paiement Immédiat Direct (PID)

(Si la case "Générer MH à la place" n'est PAS cochée)

Si vous laissez la case décochée et cliquez sur le bouton de validation, le logiciel tente de générer automatiquement un PID (Paiement Immédiat Direct) en communiquant en temps réel avec la CNS.

⚠️ Point de vigilance critique : > Si votre compte praticien ou votre lecteur de carte n'est pas correctement configuré pour le réseau PID, la validation entraînera automatiquement un message d'erreur et bloquera la facturation.

2. Mode alternatif : Le Mémoire d'Honoraires (MH)

(Si la case "Générer MH à la place" EST cochée)

Dès que vous cochez cette case, le système désactive l'envoi immédiat PID et vous propose trois modes de facturation distincts sous forme de boutons radio :

Option A : MH classiques (Image 1)

Option B : Tiers payant — Spécifique "Accidents" (Image 2)

Option C : Tiers payant social (Image 3)

Saisie et Simulation d'Actes

1. En-tête (Champs obligatoires)

2. Tableau de saisie des actes

3. Boutons d'action

4. Pied de page

Suivi et Enregistrement du Paiement

Une fois la simulation générée, l'acte est envoyé dans le tableau de suivi de l'onglet PID/MH.

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1. Suivi dans le tableau principal

Ce tableau récapitule l'état de la demande lancée par le Dr ou la secrétaire (selon les droits d'accès) :

2. Validation et encaissement du reste à charge

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  1. Valider l'opération : Cliquez sur le bouton vert Valider dans la colonne d'action. Le médecin reçoit la confirmation de la prise en charge et le reste à charge du patient est officiellement ouvert.

  2. Ouvrir l'historique de paiement : Un petit point d'interrogation noir apparaît alors à côté de la ligne "Part Patient". Cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre contextuelle "Historique de paiement".

    image.png



  3. Ajouter le règlement : Cliquez sur + Ajouter un paiement partiel.

  4. Saisir les détails du paiement :

    • Moyen de paiement : Sélectionnez le mode de règlement dans le menu déroulant (Carte bancaire, Espèces, TP, TPS, Vignette, Virement).

    • Raccourci Montant : Cliquez sur la petite icône de calculatrice rouge pour insérer automatiquement l'intégralité du montant restant dû (41.70 €) sans avoir à le taper (le patient peut payer un montant inférieur au total dû), le point d'interrogation devient orange pour signaler que la facture n'est pas totalement soldée.

  5. Finaliser : Cliquez sur l'icône de coche rouge (Valider) pour enregistrer l'encaissement et solder définitivement le compte du patient.

    image.png

Mode de Saisie Rapide (Simulation Flash)

Le menu de saisie rapide permet de générer une simulation ou un acte à la volée, directement depuis l'interface générale, sans passer par l'ouverture complète d'une fiche patient.

Pid rapide.png

1. Identification du Patient (Matricule ou Nom)

Dans ce mode, un champ de recherche principal apparaît en haut du formulaire :

2. Procédure de traitement des actes

Une fois le patient identifié, la suite de la configuration reste identique au mode standard :

  1. Lieu de prestation : Sélectionnez l'adresse du cabinet requise.

  2. Choix du canal de facturation :

    • Laissez décoché pour envoyer une demande de Paiement Immédiat Direct (PID).

    • Cochez "Générer MH à la place" pour basculer sur un Mémoire d'Honoraires classique, Tiers Payant (Accidents) ou Tiers Payant Social.

  3. Ligne de soins : Saisissez le code médical de l'acte, le numéro de dent si nécessaire, et vérifiez le montant calculé automatiquement en bas de l'écran.

  4. Validation : Cliquez sur Simulation (bouton rouge) pour traiter la facturation.

Paiement immédiat direct (PID)

Note de crédits et gestion des erreurs de saisie (PID/MH)

Le logiciel Doctipro vous permet de gérer facilement l'annulation ou le remboursement total ou partiel d'un acte validé via le système de Paiement Immédiat Direct (PID), en générant une note de crédit appropriée.

Pour se faire vous devrez atteindre le dossier patient concerné, ou aller dans le menu "PID" dans lequel vous trouverez l'ensemble de votre facturations.

Il n'est pas possible de supprimer une facture, pour annuler une facture validée (MH) veuillez simplement effectuer une note de crédit et saisissez à nouveau la facture.

1. Accéder à l'option de remboursement

Une fois l'acte médical validé et son statut confirmé (marqué par la mention ✓ Validé dans la colonne Statut), vous pouvez initier une procédure de remboursement depuis le tableau de suivi de l'onglet PID/MH.

2. Configurer la Note de Crédit / Le remboursement

L'action ouvre instantanément une fenêtre contextuelle intitulée « Rembourser le PID ». Ce formulaire vous permet de spécifier les modalités financières du remboursement :

Une fois le mode de règlement défini (par exemple, Espèces), vérifiez les informations saisies et cliquez sur le bouton orange Soumettre pour valider l'opération.

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3. Visualisation de la Note de Crédit dans le tableau

Dès la soumission du formulaire, le tableau principal de l'onglet PID/MH met à jour les données financières en temps réel afin de refléter l'écriture comptable négative.

4. Consultation du détail des flux et des justificatifs

En cliquant sur le petit chevron du badge rouge (∨), la ligne du tableau se déploie pour afficher l'historique complet de la transaction liée à ce remboursement.

Ce sous-tableau récapitule :

5. Procédure de régularisation obligatoire auprès de la CNS

Le système PID reposant sur un échange de flux financiers en temps réel, la simple création d'une note de crédit dans Doctipro ne rembourse pas automatiquement la CNS. Pour que la CNS annule officiellement la facture erronée de son côté, vous devez impérativement effectuer un virement bancaire de restitution et les contacter.

A. Effectuer le virement de régularisation

Vous devez rembourser à la CNS le montant exact que celle-ci vous a versé (la Part CNS). Le virement doit être effectué sur l'un de leurs comptes bancaires officiels :

Banque Code BIC Numéro IBAN
BCEE BCEELULL LU89 0019 1002 0300 5000
BGL BGLLLULL LU40 0030 5400 0035 0000
BIL BILLLULL LU58 0028 1943 1980 0000
POST (CCP) CCPLLULL LU19 1111 1157 0076 0000
Raiffeisen CCRALULL LU32 0090 0000 0022 0004

⚠️ Communication obligatoire du virement :

Pour que votre dossier soit traité par leurs services, vous devez obligatoirement indiquer la communication exacte suivante dans votre virement :

Erreur PID — [MATRICULE DU PATIENT] — [DATE DE LA PRESTATION]

B. Signaler l'erreur au service PID de la CNS

Une fois le virement envoyé, contactez immédiatement le Service Prestations des médecins par e-mail pour confirmer votre demande d'annulation administrative :

C. Délais et règles pour effectuer une nouvelle saisie (Refacturation)

Une fois les démarches effectuées auprès de la CNS, deux situations peuvent se présenter si vous devez refaire la facture :

💡 Information importante :

La CNS n'envoie aucune confirmation écrite pour indiquer que la transaction PID erronée a bien été annulée. Il vous appartient de respecter le délai de 2 semaines avant de soumettre à nouveau l'acte.

Préconfiguration

Préconfiguration

Codes personnalisés (Codes CP)

Vous trouverez ce menu ici https://www.doctipro.lu/cpcodes_doctor

Le menu Codes personnalisés vous permet de configurer et de mémoriser vos propres codes d'actes internes (hors nomenclature classique de la CNS ou complémentaires) afin de fluidifier leur saisie lors de la facturation ou des simulations de devis.

Pour accéder à cette interface, ouvrez le menu latéral gauche, cliquez sur Préconfiguration puis sélectionnez Codes personnalisés.

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1. Vue d'ensemble du tableau des codes personnalisés

La page principale présente un tableau récapitulatif de l'ensemble des codes que vous avez déjà configurés dans votre espace praticien.

2. Ajouter un nouveau code personnalisé (Code CP)

Pour enrichir votre catalogue d'actes internes, cliquez sur le bouton bleu + Ajouter un code situé en haut à droite du tableau principal. Vous êtes alors redirigé vers le formulaire « Ajouter les CP codes ».

Renseignez les trois champs obligatoires requis par le système :

  1. Code (Obligatoire) : Saisissez l'identifiant court de votre acte. Un bouton d'information (icône bleue i) détaille la règle de syntaxe stricte imposée par le système.

    ⚠️ Règle de syntaxe : Le logiciel impose un préfixe obligatoire en lettres majuscules : CP8 (sans espace, suivi de votre identifiant, ex : CP8ENDO, CP8Z).

    Pourquoi cette contrainte ? Cette nomenclature est indispensable pour éviter tout conflit informatique avec les codes officiels de la nomenclature de la CNS (Caisse Nationale de Santé). Le préfixe CP8 sécurise vos flux de facturation en garantissant que vos actes personnalisés internes ne seront jamais confondus avec des actes officiels remboursables lors des transmissions PID.

  2. Libellé (Obligatoire) : Saisissez l'intitulé clair et explicite qui apparaîtra sur vos simulations ou documents à destination du patient (ex : Acte spécifique, Polissage, Blanchiment).

  3. Montant (Obligatoire) : Indiquez la valeur financière de base de la prestation, exprimée en euros (ex : 50.00).


    Nouveau Cp code.png

3. Option de partage institutionnel (Hôpitaux / Cliniques)

Au bas du formulaire se trouve la section « Partager avec les hôpitaux ».

Une fois tous les critères correctement définis, cliquez sur le bouton bleu Soumettre en bas à droite pour enregistrer le code et l'ajouter instantanément à votre catalogue d'actes.

Préconfiguration

DSD Codes (dentistes)

Vous trouverez ce menu ici https://www.doctipro.lu/dsdcodes_doctor

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Montants personnalisés pour les codes DSD

Le menu Codes DSD vous permet de configurer vos tarifs de dépassement pour les actes médicaux et dentaires spécifiques. Lors d'une facturation ou d'une simulation PID (Paiement Immédiat Direct), les montants standard fixés par la Caisse Nationale de Santé (CNS) seront automatiquement remplacés par les vôtres selon cette grille.

Pour accéder à cette interface, allez dans le menu latéral gauche, cliquez sur Préconfiguration puis sélectionnez Codes DSD.

1. Que signifie un "Code DSD" ? (Rappel légal CNS)

Dans la nomenclature luxembourgeoise, DSD signifie « Dépassement Sur Devis ». Certains actes de la nomenclature portent officiellement le sigle DSD (ex: couronnes, implants, parodontopathie, blanchiment). Cela autorise légalement le médecin-dentiste à facturer des honoraires supérieurs aux tarifs conventionnels de base de la CNS, à condition de fixer ces prix « avec tact et mesure ».

⚠️ Obligation Médico-Légale : > Pour tous les codes marqués DSD, un devis écrit et détaillé doit obligatoirement être présenté au patient et signé par celui-ci pour accord avant le début du traitement. La prise en charge CNS se fera sur la base du tarif officiel, et la différence (le dépassement DSD que vous configurez ici) sera à la charge exclusive du patient (ou de sa complémentaire).

2. Comprendre le tableau des Codes DSD

Le tableau affiche la liste complète des actes de la nomenclature CNS pouvant faire l'objet d'un DSD.

3. Comment modifier le montant d'un code DSD ?

Pour mettre à jour votre tarif (le montant qui sera systématiquement injecté dans vos devis et PID) :

  1. Recherchez l'acte concerné dans la liste (vous pouvez naviguer via les numéros de page en bas à droite).

  2. Cliquez sur le bouton Modifier (icône d'édition bleue) dans la colonne "Action".

  3. Une fenêtre contextuelle s'ouvre. Saisissez votre nouveau montant global (Dépassement inclus) dans le champ dédié.

  4. Enregistrez. Le montant s'affichera alors en rouge, confirmant que votre tarif personnalisé a bien écrasé le tarif par défaut.

💡 Astuce logiciel : Si vous supprimez votre tarif personnalisé dans la fenêtre de modification, le logiciel restaurera automatiquement le montant Défaut officiel de la CNS.

4. Modifier un code DSD lors de l'utilisation

Il reste possible de modifier le montant d'un code DSD lors de son appel dans les menus concernés comme par exemple dans le menu réservé au devis orthodontiques, prothétiques,..

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Préconfiguration

Feuilles de soins préconfigurées

Le menu Feuilles de soins vous permet de créer et d'enregistrer des "modèles" d'actes fréquents (groupements de codes). Au lieu de saisir manuellement chaque acte lors d'une consultation de routine (ex: Consultation + Détartrage + Polissage), vous pourrez charger en un seul clic la feuille de soins préconfigurée lors de la création d'un PID ou d'un devis.

Pour y accéder, rendez-vous dans le menu latéral gauche, cliquez sur Préconfiguration puis sélectionnez Feuille de soins.

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1. Vue d'ensemble des modèles existants

La page principale affiche le tableau récapitulatif de toutes vos feuilles de soins déjà sauvegardées.

2. Ajouter une nouvelle feuille de soins préconfigurée

Pour créer un nouveau modèle de traitement, cliquez sur le bouton bleu + Ajouter un code (en haut à droite du tableau principal). Vous accédez alors au formulaire de création.

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A. Informations générales du modèle

  1. Lieu de la prestation médicale (Requis) : Sélectionnez dans le menu déroulant le cabinet où ces actes seront pratiqués.

  2. Libellé (Requis) : Saisissez un nom explicite pour votre modèle (ex : Contrôle annuel adulte, Bilan initial, Urgence dentaire). C'est ce nom que vous chercherez lors de vos prochaines consultations.

B. Saisie des actes (Le tableau)

Cette section fonctionne exactement comme la grille de saisie d'un PID classique :

C. Finalisation

Préconfiguration

Devis (Dentistes)

Devis préconfigurés

Le menu Devis vous permet de créer et d'enregistrer des modèles de plans de traitement complets. Plutôt que de ressaisir les mêmes suites d'actes pour des traitements standards (ex: plan de traitement orthodontique type, ou pose d'une prothèse adjointe classique), vous pouvez configurer des devis types que vous chargerez en un clic lors de la consultation.

Pour y accéder, rendez-vous dans le menu latéral gauche, cliquez sur Préconfiguration puis sélectionnez Devis.

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1. Vue d'ensemble des modèles de devis

La page principale affiche le tableau de bord de vos devis préconfigurés.

2. Ajouter un modèle de devis

Selon le type de devis que vous souhaitez créer, cliquez sur l'un des trois boutons bleus en haut à droite. Le fonctionnement global est identique pour les trois, avec quelques spécificités liées à la nomenclature.

A. Le Devis Classique et le Devis Orthodontique

Ces deux formulaires sont structurés de la même manière.

  1. Nom du modèle (Requis) : Saisissez un nom clair pour retrouver facilement votre modèle (ex: Traitement actif 1ère période).

  2. Saisie des actes : * Code médical : Sélectionnez le code dans la liste (le libellé complet s'affiche en vert en dessous pour confirmation).

  1. Boutons d'action : Utilisez + Ajouter une ligne pour enrichir le devis, ou l'icône rouge (-) pour retirer une ligne.

  2. Cliquez sur Soumettre pour enregistrer.

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B. Le Devis Prothétique

Le formulaire de devis prothétique intègre une information supplémentaire indispensable : la localisation de l'acte.

  1. Nom du modèle (Requis) : Nommez votre devis (ex: Plaque base résine).

  2. Saisie des actes spécifiques : * Code médical : Sélectionnez le code (ex: DA11).

  1. Finalisez en cliquant sur Soumettre.

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Préconfiguration

Ordonnances préconfigurées (Modèles de prescription)

Vous trouverez le menu de configuration des ordonnances ici https://www.doctipro.lu/prescription_template

Le menu Ordonnances vous permet de créer et d'enregistrer des modèles pour vos prescriptions les plus courantes. Qu'il s'agisse d'un traitement post-opératoire standard (antalgiques + antibiotiques) ou d'une demande d'analyses de laboratoire type (bilan sanguin), vous pouvez préparer ces ordonnances à l'avance pour les générer en un clic lors de la consultation.

Pour y accéder, rendez-vous dans le menu latéral gauche, cliquez sur Préconfiguration puis sélectionnez Ordonnances.

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1. Vue d'ensemble des modèles de prescription

La page principale affiche le tableau de bord recensant toutes vos ordonnances préconfigurées.

2. Ajouter une prescription préconfigurée

En cliquant sur "Ajouter", vous accédez au formulaire de création de votre modèle. La configuration se déroule en deux étapes :

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A. Informations générales du modèle

  1. Lieu de la prestation médicale (Requis) : Sélectionnez dans le menu déroulant le cabinet d'où sera émise cette ordonnance.

  2. Nom du modèle (Requis) : Saisissez un nom explicite (ex: Antibiothérapie standard, Bilan pré-opératoire, Traitement antalgique).

B. Saisie des médicaments ou instructions

Dans le tableau de prescription, vous pouvez ajouter les éléments de votre ordonnance.

C. Boutons d'action spécifiques

Sous le tableau de saisie, plusieurs boutons vous permettent d'enrichir votre modèle :

Une fois votre ordonnance type finalisée, cliquez sur le bouton bleu Soumettre pour l'enregistrer dans votre bibliothèque de modèles.

Courriers

Courriers

Mes courriers

Vous trouverez ce menu ici https://www.doctipro.lu/letter

Mes courriers

Le module Courriers est un éditeur de texte intégré conçu pour centraliser toute la correspondance de votre cabinet (lettres aux confrères, comptes rendus, rappels de paiement, certificats libres, etc.). Il vous permet de rédiger, d'archiver et de retrouver facilement toutes vos correspondances patient par patient.

Pour y accéder, rendez-vous dans le menu latéral gauche et cliquez sur Courriers.

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1. Historique et gestion des courriers

La page d'accueil de la section affiche un tableau récapitulatif de tous les courriers générés par le cabinet.

2. Créer un nouveau courrier

Pour rédiger une nouvelle lettre, cliquez sur le bouton bleu + Ajouter en haut à droite du tableau principal. L'interface de création s'ouvre, divisée en trois blocs principaux.

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A. Les en-têtes (Expéditeur et Destinataire)

  1. Lieu de la prestation (Requis) : Sélectionnez votre cabinet.

  2. Informations de l'expéditeur : Ce champ se préremplit automatiquement avec vos coordonnées professionnelles. Vous pouvez modifier ce texte si besoin (il apparaîtra en haut à gauche de la lettre finale).

  3. Informations du destinataire : C'est ici que vous indiquez les coordonnées du patient ou du confrère.

    💡 Gain de temps – Importation de contact : > Au lieu de taper l'adresse manuellement, utilisez le bouton « Importer un contact » (icône représentant une silhouette avec une loupe, encadrée en rouge sur l'image ci-dessous). Cela vous permet de rechercher un patient ou un correspondant dans votre base de données Doctipro et d'insérer instantanément ses coordonnées complètes.

B. Les métadonnées du courrier

C. Le Contenu et la gestion des modèles

Ce bloc est votre zone de traitement de texte principal (avec outils de mise en forme : Gras, Italique, Puces, Alignement, etc.).

⚙️ Utiliser les modèles de courrier : Si vous rédigez fréquemment le même type de lettre, la barre d'outils intègre deux fonctions essentielles (encadrées en rouge sur l'image) :

Une fois votre texte relu, cliquez sur le bouton bleu Sauver en bas à droite pour finaliser et archiver le courrier.


Courriers

Mes contacts (Carnet d'adresses)

Vous trouverez ce menu ici https://www.doctipro.lu/letter_contact

Le menu Contacts agit comme votre annuaire professionnel intégré. Il vous permet d'enregistrer et de centraliser les coordonnées de votre réseau : confrères spécialistes, médecins généralistes, hôpitaux, laboratoires ou autres professionnels de santé.

L'avantage principal de ce carnet d'adresses est de pouvoir importer ces coordonnées en un clic lorsque vous rédigez une lettre d'adressage ou un compte rendu dans le module « Courriers ».

Pour accéder à votre annuaire, rendez-vous dans le menu latéral et sélectionnez Contacts (généralement situé sous la section Courriers).

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1. Vue d'ensemble du carnet d'adresses

La page principale affiche le tableau de bord recensant tous les correspondants que vous avez enregistrés.

2. Ajouter un nouveau contact (Confrère, laboratoire...)

Pour enrichir votre répertoire, cliquez sur le bouton blanc + Ajouter situé en haut à droite. Vous accédez alors au formulaire de création de la fiche contact, divisé en trois zones.

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A. Identité et qualification

  1. Lieu de la prestation médicale (Requis) : Sélectionnez dans la liste le cabinet de votre groupe d'où vous gérez ce contact.

  2. Civilité, Prénom (Requis) & Nom : Renseignez l'identité du correspondant. Par défaut, la civilité est préremplie avec « Dr. ».

  3. Spécialité & Cabinet : Choisissez la discipline médicale du confrère dans le menu déroulant (ex: Cardiologie, Orthodontie) et précisez le nom de sa structure (ex: Clinique Sainte-Marie).

B. Adresse professionnelle

C. Coordonnées de contact

Une fois la fiche complétée, cliquez sur le bouton bleu Soumettre en bas à droite. Le contact est désormais sauvegardé et immédiatement disponible pour vos futurs courriers.

Courriers

Catégories de courriers

Vous trouverez ce menu ici https://www.doctipro.lu/letter_category

Le menu Catégories vous permet de créer des étiquettes de classification personnalisées pour vos correspondances (ex: Comptes rendus, Certificats médicaux, Rappels de facturation, Lettres d'adressage). Créer des catégories pertinentes est essentiel pour filtrer et retrouver rapidement vos documents dans l'historique général de vos courriers.

Pour accéder à ce paramétrage, rendez-vous dans le menu latéral gauche et sélectionnez Catégories (généralement situé sous la section dédiée aux courriers ou à la préconfiguration).

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1. Vue d'ensemble des catégories

La page principale affiche le tableau de bord recensant toutes les catégories de classement que vous avez déjà configurées.

2. Ajouter une nouvelle catégorie

Pour créer un nouveau dossier de classement, cliquez sur le bouton + Ajouter. Vous êtes alors redirigé vers un formulaire très simplifié comportant seulement deux champs obligatoires.

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  1. Lieu de la prestation médicale (Requis) : Sélectionnez dans le menu déroulant le cabinet pour lequel cette catégorie sera disponible. Si vous exercez dans plusieurs structures, cela permet de bien séparer l'organisation de vos documents.

  2. Nom de la catégorie (Requis) : Choisissez un intitulé clair, concis et facilement identifiable (ex: Prescriptions spécifiques, Suivi post-opératoire, Justificatifs d'absence). C'est ce nom précis qui vous sera proposé dans le menu déroulant lorsque vous rédigerez un nouveau courrier.

Une fois ces informations saisies, cliquez sur le bouton bleu Soumettre en bas à droite. Votre nouvelle catégorie est désormais enregistrée et immédiatement utilisable dans le module de création de courriers.

Courriers

Modèles de courrier et Modèles de rappel

Vous trouverez ces menus ici :

Modèles de courrier : https://www.doctipro.lu/letter_template

Modèles de rappel : https://www.doctipro.lu/reminder_template

Afin de vous faire gagner un temps précieux et d'uniformiser la communication de votre cabinet, Doctipro vous permet de créer des modèles de lettres pré-rédigés. Le système distingue deux types de modèles :

  1. Les modèles de courrier classiques (comptes rendus, certificats, correspondances).

  2. Les modèles de rappel (spécifiquement conçus pour la relance de factures impayées).

Vous trouverez ces deux options dans le menu latéral gauche, sous la section Préconfiguration.

1. Les Modèles de Courrier

Cette section vous permet de préparer les textes de vos correspondances médicales habituelles.

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A. Tableau de bord des modèles de courrier

La page principale affiche la liste de vos textes pré-enregistrés.

B. Ajouter un modèle de courrier

Cliquez sur le bouton + Ajouter en haut à droite pour créer un nouveau texte.

  1. Lieu de la prestation : Sélectionnez le cabinet concerné.

  2. Titre : Donnez un nom interne à votre modèle pour le retrouver facilement (ex: Compte rendu visite annuelle).

  3. Sujet : L'objet officiel qui apparaîtra sur la lettre (ex: Récapitulatif de votre visite).

  4. Catégorie : Classez votre modèle selon les catégories que vous avez préalablement créées.

  5. Contenu : Rédigez le corps de votre lettre à l'aide de l'éditeur de texte.

  6. Cliquez sur Soumettre pour sauvegarder le modèle dans votre bibliothèque.

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2. Les Modèles de Rappel (Relances et Impayés)

Les modèles de rappel sont spécifiquement conçus pour la gestion administrative et comptable (relance de paiement, rappels de factures échues).

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A. Tableau de bord des modèles de rappel

Similaire aux courriers classiques, cette page liste vos modèles de relance (ex: Rappel 1 - Amiable, Rappel 2 - Mise en demeure). Cliquez sur + Ajouter pour en créer un nouveau.

B. Ajouter un modèle de rappel et utiliser les "Variables"


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La création d'un modèle de rappel comporte une fonctionnalité avancée indispensable : les variables dynamiques.

Puisque ces lettres concernent des données comptables qui changent pour chaque patient, l'éditeur de texte intègre des boutons spéciaux (situés tout à droite de la barre d'outils de la zone "Contenu"). Ces boutons insèrent des "balises" qui se transformeront automatiquement avec les vraies informations du patient lors de la génération de la lettre.

Voici la signification de ces boutons variables de gauche à droite :

💡 Exemple d'utilisation : Vous pouvez rédiger votre texte ainsi : "Bonjour {Bouton Patient}, Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu le règlement de la facture {Bouton N° Facture} datée du {Bouton Date}. Le montant restant dû s'élève à {Bouton Montant}..." Lors de l'impression, le logiciel remplira tout seul ces données sans aucun risque d'erreur de frappe !

Une fois votre texte de relance paramétré avec ces variables, cliquez sur Soumettre pour l'enregistrer.

Abonnement

Abonnement

Historique des abonnements

Vous trouverez le menu de suivi de vos abonnement ici https://www.doctipro.lu/subscription_history

Le menu Historique des abonnements est votre espace de gestion administrative dédié à votre compte utilisateur (votre licence logicielle). Il vous permet de suivre l'état de vos souscriptions, de vérifier vos paiements et de télécharger vos factures pour votre comptabilité professionnelle.

Pour accéder à cette interface, rendez-vous dans le menu latéral gauche et cliquez sur Abonnement ou Historique des abonnements.

abonnements.jpg


1. Vue d'ensemble du tableau de suivi

La page principale affiche un tableau récapitulatif de tous les cycles de facturation et options liés à l'utilisation de votre logiciel de cabinet.

2. Comprendre les informations du tableau

Chaque ligne correspond à un cycle d'abonnement. Voici le détail des colonnes présentées :

💡 Téléchargement pour la comptabilité : C'est en cliquant sur l'icône PDF située dans la dernière colonne que vous pouvez télécharger et imprimer vos factures d'abonnement logiciel afin de les transmettre à votre comptable.

Avis

Avis

Consultation des avis patients

Vous trouverez ce menu ici : https://www.doctipro.lu/doctor_review

Le menu Avis est un tableau de bord dédié au suivi de votre réputation en ligne et de la satisfaction de votre patientèle. Il regroupe l'ensemble des retours, commentaires et évaluations laissés par les patients à la suite de leurs consultations à votre cabinet.

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Pour y accéder, rendez-vous dans le menu latéral gauche et cliquez sur Avis.

⚠️ Information importante : > Cet espace est strictement consultatif. Le système est conçu pour garantir l'authenticité des retours. Par conséquent, en tant que praticien, vous ne disposez d'aucune option pour modifier, supprimer ou répondre directement à un avis depuis cette interface.

1. Naviguer dans l'historique des avis

Bien que l'interface soit en lecture seule, vous disposez d'outils pour filtrer et organiser votre lecture si vous possédez de nombreux retours :

2. Comprendre les données du tableau

Dès que vos patients commenceront à évaluer vos consultations, le tableau se remplira automatiquement. Voici les informations que vous y trouverez :

Double authentification

Double authentification

Configuration de la double authentification (2FA)

Vous trouverez ce menu ici 

La protection des données médicales de vos patients est une priorité absolue. Le système de Double Authentification (2FA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire à votre compte. Une fois activée, il vous sera demandé, en plus de votre mot de passe, un code de sécurité temporaire généré par votre smartphone lors de chaque connexion.

Si la double authentification n'est pas encore configurée, le système vous l'indiquera via une icône d'alerte jaune (⚠️) dans le menu principal. Pour démarrer, ouvrez le menu latéral gauche et cliquez sur Double authentification.

Guide pas-à-pas de la configuration

La mise en place de la sécurité se fait en un processus guidé très simple. Assurez-vous d'avoir votre smartphone à portée de main.

Étape 1 : Confirmez le mot de passe de votre compte

Pour des raisons de sécurité, le système doit vérifier que vous êtes bien à l'origine de cette modification.

  1. Dans le champ « Mot de passe actuel », saisissez le mot de passe que vous utilisez habituellement pour accéder au logiciel.

  2. Cliquez sur le bouton bleu Suivant.

Étape 2 : Scannez le QR Code avec une application tierce

Vous devez utiliser une application d'authentification sur votre smartphone. Les plus courantes sont Google Authenticator, Microsoft Authenticator, ou le gestionnaire de mots de passe intégré aux réglages d'Apple (iOS).

  1. Ouvrez l'application d'authentification sur votre téléphone.

  2. Sélectionnez l'option pour ajouter un nouveau compte (généralement représentée par une icône +) et choisissez de scanner un code-barres.

  3. Scannez le grand QR Code affiché sur votre écran d'ordinateur.

    💡 Option manuelle : Si votre caméra ne fonctionne pas, vous pouvez utiliser la clé de sécurité texte (indiquée à côté de "QR Code Key") en la copiant via la petite icône bleue pour l'intégrer manuellement dans votre application.

  4. Une fois scanné, votre application affichera un code temporaire à 6 chiffres. Saisissez ce code dans le champ de validation prévu en dessous du QR code.

  5. Cliquez sur le bouton bleu Suivant.

Configuration réussie !

Un écran de confirmation affichant un cadenas verrouillé et le message « Configuration RÉUSSIE ! » validera l'opération.

Votre compte est désormais sécurisé. Lors de votre toute prochaine connexion au logiciel, après avoir entré votre identifiant et votre mot de passe, le système vous invitera à ouvrir votre application smartphone pour y lire et saisir votre code de vérification à usage unique.

Exports données comptables

Exports données comptables

Exportation (Factures, Rapports et Dossiers Patients)

Vous trouverez ces menus ici :

Le menu Exporter est l'outil central pour extraire les données de votre cabinet. Que ce soit pour envoyer vos bilans à votre comptable ou pour transmettre un dossier médical complet à un patient ou un confrère, tout se centralise ici.

Ce module se divise en deux onglets principaux : l'export comptable (Export des factures et rapport) et l'export médical (Export patient).

1. Export des factures et rapport (Comptabilité)

Cette première section est dédiée à l'extraction de vos données financières et de facturation sur une période donnée.

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A. Les filtres de recherche

Avant d'exporter, vous devez cibler les données souhaitées grâce aux filtres situés en haut de l'écran :

B. Personnaliser les colonnes d'export

Sous les filtres, la section ⚙️ Paramètres des colonnes d'export vous permet d'alléger ou de détailler vos rapports. Décochez les cases des informations que vous ne souhaitez pas faire apparaître dans vos fichiers (ex: Cabinet, Moyen de paiement, Adresse, Email...). N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauver pour enregistrer vos préférences pour les prochains exports.

C. Générer et télécharger les exports

Une fois vos critères définis, utilisez les trois boutons d'action à droite :

2. Export patient (Dossier médical)

Ce deuxième onglet est indispensable pour répondre aux obligations légales (RGPD) de transmission de dossier à un patient, ou pour transférer l'historique d'un patient à un confrère spécialiste.

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A. Sélection du patient et période

B. Sélectionner les catégories à exporter

La section ⚙️ Catégories d'export vous donne un contrôle total sur le contenu de l'archive. Décochez les éléments que vous souhaitez exclure du fichier final :

Cliquez ensuite sur le bouton bleu Exporter situé à droite pour compiler le dossier du patient.

3. Historique des exports récents

Au bas de chaque onglet (Factures ou Patient), vous trouverez un tableau intitulé Exports récents. Le logiciel y conserve une trace des fichiers que vous avez récemment générés. Cela vous permet de télécharger à nouveau un rapport ou une archive (via l'icône de téléchargement bleue dans la colonne Actions) sans avoir à refaire toute la configuration de recherche, ou de les supprimer de l'historique (icône corbeille rouge).

Accès secrétariat — Gérer les droits de votre secrétaire

Apprenez à créer un accès secrétariat, configurer les permissions module par module et gérer les connexions de votre secrétaire sur votre compte Doctipro.

Accès secrétariat — Gérer les droits de votre secrétaire

Accès secrétariat — Droits et permissions

Pour adapter les droits secrétariat, veuillez prendre contact avec info@doctipro.com

1. Permissions disponibles

Chaque permission correspond à un module ou une fonctionnalité de Doctipro. Activez uniquement les droits nécessaires au rôle de votre secrétaire.

Permission Description Recommandation
Tableau de bord Accès à la page d'accueil synthétique du cabinet ✅ Recommandé
Agenda Consultation et gestion des rendez-vous ✅ Recommandé
Base patient Accès à la liste et aux fiches patients ✅ Recommandé
Salle d'attente Gestion de la file d'attente ✅ Recommandé
Courriers Rédaction et envoi de courriers médicaux ✅ Recommandé
PID Facturation Paiement Immédiat Direct ⚠️ Selon besoin
Pré configuration Paramètres généraux du cabinet ⚠️ Selon besoin
Avis Accès aux avis patients ⚠️ Selon besoin
Exporter Export des données patients ⚠️ Selon besoin
Exporter Acomptes Export des acomptes patients ⚠️ Selon besoin
Abonnement Gestion de l'abonnement Doctipro ❌ Non recommandé
Double authentification Gestion du 2FA du compte médecin ❌ Non recommandé
Connexion en tant que médecin Accès complet au compte médecin 🔴 Sensible
Supprimer MH / Modifier date facture PID Suppression MH, modification date de facturation 🔴 Sensible
Modifier le propriétaire d'une fiche médicale Réattribution de dossiers patients 🔴 Sensible

2. Permissions sensibles — points d'attention

Connexion en tant que médecin

Cette permission donne un accès total au compte médecin : données confidentielles, facturation, paramètres. À ne donner qu'en cas de nécessité absolue et à révoquer immédiatement après.

Danger — Ne jamais activer cette option pour un secrétaire externe ou un prestataire tiers.

Supprimer MH / Modifier date facture depuis PID

Permet de supprimer une mise en honoraires ou de modifier la date d'une facture déjà enregistrée. Risque d'erreurs comptables ou de modifications non tracées.

Avertissement — À activer uniquement pour les secrétaires de facturation de confiance, et avec formation préalable.

Modifier le propriétaire d'une fiche médicale

Permet de réattribuer un dossier patient à un autre médecin. Une réattribution incorrecte peut exposer des données de santé à un médecin non concerné (risque RGPD).

Danger — À désactiver sauf cas exceptionnel justifié.

⚠️ Exporter

Donne accès à l'export des données patients. Tout export de données personnelles de santé doit être justifié et tracé. Assurez-vous que votre secrétaire est informé de ses obligations de confidentialité.

3. Modifier ou révoquer un accès

La gestion des accès secrétariat est réservée à l'administration Doctipro. Le médecin ne peut pas modifier ou supprimer ces accès lui-même.

Pour toute demande, contactez le support Doctipro :

Danger — En cas de départ d'un secrétaire, contactez nous immédiatement afin que l'accès soit révoqué le jour même. Si la permission Connexion en tant que médecin était activée, signalez le explicitement lors de votre demande.